تعریف ذیحساب

ذیحساب طبق ماده 31 قانون محاسبات عمومی : " ماموری است که به موجب حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت به منظور اعمال نظارت و تامین هماهنگی لازم در اجرای مقررات مالی و محاسباتی در وزارتخانه ها و موسسات و شرکتهای دولتی و دستگاههای اجرایی و موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی به این سمت منصوب می شود و انجام سایر وظایف مشروحه ذیل را به عهده خواهد داشت . "

قوانینی که لازم است ذیحسابان به آنها اشراف و آگاهی داشته باشند عبارتند از:

1. قانون محاسبات عمومی

2- قانون مالیاتهای مستقیم

3- قانون تامین اجتماعی

4- قانون مدیریت خدمات کشوری

5- قانون برگزاری مناقصات

6- قانون بودجه

7- قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت

8- قانون تجارت

کنترل داخلی

یکی از مدارک تایید کننده یا مدارک فعالیتهای موسسه کنترلهای داخلی است ، ساختار کنترل داخلی یک موسسه شامل سیاستها و روشهایی است که برای تامین اطمینان نسبی از دستیابی به هدفهای موسسه به وجود می آید . به طور خلاصه ساختار کنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی است تا مدیریت اطمینان یابد هر چیز به گونه ای که باید عمل می نماید .

کنترل بودجه ای

یکی از اهداف عمده کنترل بودجه ای ، جلوگیری از ایجاد تعهدات و مخارج زاید از اعتبارات تخصیص یافته و همچنین مصرف به جای اعتبارات هریک از دستگاههای اجرایی است . کنترلهای اولیه در طراحی سیستم حسابداری دولتی موجب می شود از اهمال کاریها ، عدم احساس مسئولیتها ودر نهایت بروز تخلفات و سوء استفاده ها جلوگیری کرد . عدم کنترل اعتبار و زیر مجموعه آن دارای پیامدهایی به شرح زیر است :

1- ایجاد تعهد زاید بر اعتبار Overspending of Appropriation

2- مصرف اعتبار برای مقاصد غیر قانون ی Spending of Illegal purposes

3- انجام هزینه های غیر معقول و نامناسب unwise of Inappropriate Expenditure

تعریف طرح تملک داراییهای سـرمایه ای

" منظور از اعتبار مجموعه عملیات و خدمات مشخصی است که بر اساس مطالعات توجیهی ، فنی و اقتصادی و اجتماعی که توسط دستگاه اجرایی انجام می شود طی مدت معین برای تحقق بخشیدن به هدفهای برنامه توسعه پنج ساله به صورت سرمایه گذاری ثابت شامل یا مطالعه برای ایجاد دارایی سرمایه ای اجرا می گردد و منابع مورد نیاز اجرای آن از محل اعتبارات مربوط به تملک داراییهای سرمایه ای تامین می شود و به دو نوع انتفاعی و غیر انتفاعی تقسیم می گردد.

حسابرسی طرح های تملک داراییهای سرمایه ای

در حسابرسی طرح های تملک داراییهای سرمایه ای می بایست به نکات زیر توجه شود :

1- تشریفات معاملات دولتی طی شده باشد ( موضوع مواد 79 ،80 ، 81 ، 82 ، 83 ، 84 و 88 ق.م .ع و اصلاحیه آن )

2- در صورتی که به طریق مناقصه انجام گرفته ، صورتجلسه مربوط براساس قوانین و مقررات موضوعه تدوین شده باشد .

3- عملیات طرح با موافقت نامه منطبق باشد .

4- آیین نامه تضمینات جهت معاملات دولتی در مورد اخذ ضمانت نامه تعهد انجام کار و پیش پرداخت رعایت گردد.

5- صورتمجلس تحویل کارگاه تنظیم شده باشد .

6- در هنگام پرداخت صورت وضعیت ها ، کسور قانون ی نظیر مالیات ، بیمه ، سپرده ، استهلاک پیش پرداخت و سایر کسور دقیقا" محاسبه و مبلغ خالص طبق بخشنامه شماره 3986 / 290 / 55 / م مورخ 3/ 9/ 86 وزارت امور اقتصادی و دارایی باید انجام گیرد .

7- ضرایب صورت وضعیتها دقیقا " محاسبه شود .

8- کسور قانون ی که از صورت وضعیت ها کسرشده ، بموقع به حسابهای مربوطه واریز شود .

9- در طرحهای امانی ،مثلا" خرید مصالح آیین نامه معاملات دولتی موضوع ماده 80 قانون محاسبات عمومی و تبصره (1 ) ماده (3) قانون برگزاری مناقصات مصوب 1383 رعایت شود . تشریفات معاملات خرید ، در مورد خرید کاملا" رعایت شود .( موضوع مواد 79 ، 80 و 81 ق .م .ع )

10- مجوز خرید معمولا" ذیل درخواست خرید کالا " که بر اساس نیاز واحد درخواست کننده تنظیم گردیده است ، صادر شود ودر ذیحسابی تامین اعتبار شده باشد . کالاهای خریداری شده پس از اعمال حساب در دفاتر یا کارت انبار و صدور قبض انبار و حواله انبار با اخذ رسید ، تحویل واحد درخواست کننده شود .

11- در صورتی که مبلغ صورت وضعیت قطعی از 25 درصد مبلغ اولیه قرارداد تجاوز نماید ، باید دستوراتی را که توسط کارفرما و یا ناظر در مورد تغییرات مقادیر کار ( ماده 29 شرایط عمومی پیمان ) و کارهای جدید ( ماده 30 شرایط عمومی پیمان ) به پیمانکار ابلاغ شده است ارا ئه شود .

12-به هنگام استرداد 50 درصد سپرده حسن انجام کار ، مفاصا های بیمه ، در صورت استفاده از شن و ماسه و سنگ لاشه به ترتیب مفاصا از استانداری و صنایع و معادن اخذ شده باشد .

13- به هنگام تحویل قطعی موضوع پیمان از پیمانکار ، صورت وضعیت قطعی تنظیمی با توجه به صورت وضعیتهای قبلی دقیقا" محاسبه گرددبه نحوی که پیمانکار هیچگونه تعهدی نسبت به موضوع پیمان نداشته باشد.

14- مشخصات کامل فروشنده مانند آدرس ، شماره تلفن در فاکتور خرید قیدشود و در ذیل فاکتور خرید ، مامور مربوط گواهی نماید که کالا به نازلترین قیمت خریداری شده است .

15- در تمام خریدهای انفورماتیکی تا سقف چهل میلیون به اشخاص حقیقی یا حقوق ی به متخصص واگذار شود .

16- در صورتیکه پیمانکار از طریق برگزاری مناقصه انتخاب شده باشد می بایست قبل از هرگونه پرداختهای قطعی و غیر قطعی اعلام وصول قرارداد از معاونت برنامه ریزی و راهبردی استانداری اخذ شود .

17- سرفصلها و دستورالعملهای حسابداری دولتی رعایت شده باشد .



معاملاتی که نیاز به برگزاری مناقصه ندارند موضوع ماده 79

1- در مورد معاملاتی که طرف معامله وزارتخانه یا موسسه دولتی و یا شرکت دولتی باشد .

2- در مورد خرید اموال و خدمات و حقوق ی که به تشخیص و مسوولیت وزیر و یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی در مرکز و یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی در مرکز و یا استان و یا مقامات مجاز از طرف آنها منحصر بفرد بوده و دارای انواع مشابه نباشد .

3- در مورد خرید کالاهای انحصاری دولتی و یا سایر کالاهایی که دارای فروشنده انحصاری بوده و برای آنها از طرف دستگاههای ذیربط دولتی نرخهای معینی تعیین و اعلام شده باشد .

4- در مورد فروش کالاها و خدماتی که مستقیما " توسطوزارتخانه ها و موسسات دولتی تولید و ارا ئه می شود و نرخ فروش آنها توسط مراجع قانون ی مربوط تعیین می گردد.



اصطلاحات حسابرسی

سندvoucher : در حسابداری و حسابرسی سند عبارتست از هرگونه مدرک کتبی که معرف چگونگی وقوع معامله باشد و یا عبارتست از هرگونه نوشته ای مستند ثبت یک فعالیت مالی و دادوستد در دفاتر حساب قرارگیرد .

سند رسیVouching : عبارتست از رسیدگی به صحت اقلام مندرج در دفاتر حساب و صورتحساب و سایر مدارک حسابداری از طریق تطبیق اقلام مذکور با مستندات آنها.

نکاتی که در سندرسی باید مورد توجه قرارگیرد :

1- باید اطمینان حاصل کرد که در نتیجه معامله ، عوضی عاید موسسه شده است .

2- معاملات موضوع سند باید مجاز و با تصویب و اجازه اشخاص مسئول باشد.

3- سند باید به عنوان موسسه مورد رسیدگی صادر شده باشد .

4- دارای مهر و امضاء رسمی موسسه صادر کننده باشد .

5- تاریخ آن مربوط به سال مورد رسیدگی باشد.

6- مبلغ مندرج در آن با دفاتر تطبیق نماید .

بنابراین حسابرس باید پس از رسیدگی به هرسند آنرا مهر و یا امضاء نماید یا نتوان آن را مجددا" برای پرداخت یا محاسبه دیگری ارائه داد.

تجزیه کردن حساب : تجزیه کردن حساب یعنی بررسی ، تشخیص و طبقه بندی کلیه اقلام بدهکار و بستانکار مندرج در یک حساب دفترکل ، به منظور پی بردن به ماهیت عوامل تشکیل دهنده آن حساب

تایید یهconfirm) ) : اخذ تاییدیه به وسیله حسابرس عبارتست از مکاتبه با بدهکاران ، بستانکاران یا اشخاص و موسسات دیگری مانند بانکها ، به منظور اطمینان از صحت اقلام مندرج در دفاتر و صورتحسابهای موسسه مورد رسیدگی

تطبیق : تطبیق یا کشف مغایرات در حسابرسی به معنای مقایسه دوسری مدارک مربوط به امر واحد که به طور جداگانه تهیه و تنظیم شده است ، به کار می رود . مثل تطبیق اعداد مندرج در حساب بانک در دفترکل با صورتحساب صادره از طرف بانک

ردیابی (Trace)درایی : منظور از ردیابی عبارتست از مطالعه سوابق مربوط به یک فعالیت مالی از آغاز تا پایان . مثلا" برای رسیدگی به خرید دارایی می توان ابتدا فرم تقاضای خرید ، سپس برگ سفارش خرید ، رسید انبار و چکی که در مقابل این خرید صادر شده است مورد بررسی قرارداد .

رسیدگی ( Examine ) : بررسی انتقادی یا پی جویی . " رسیدگی به صورتهای مالی " همان معنای حسابرسی صورتهای مالی را دارد .

چک لیست : هدف از تهیه و تنظیم چک لیست ، عبارتست از اینکه دستگاه اجرایی تحت حسابرسی ، در رابطه با کارهای انجام شده ی سال مورد رسیدگی ، چه میزان قوانین و مقررات مربوط را حسب مورد رعایت نموده است .

کاربرگهای حسابرسی

کاربرگ حسابرسی Audit working paper :

کاربرگهای حسابرسان ، حلقه ارتباطی بین مدارک حسابداری صاحبکار و گزارش حسابرسان است . کاربرگها ، کلیه کارهای انجام شده توسط حسابرس را مستند و گزارش حسابرسان را توجیه می کند . کاربرگهای حسابرسی می تواند به شکلهای گوناگونی باشد ، برخی به شکل صورت مغایرت بانکی یا تجزیه و تحلیل حسابهای دفتر کل ، برنامه های حسابرسی ، پرسشنامه کنرلهای داخلی ، تاییدیه های دریافتی از دستگاه اجرایی و پاسخ درخواستهای تاییدیه نیز گونه هایی از کاربرگهای حسابرسی است . کاربرگهای حسابرسی بایذ حاوی کلیه اطلاعات مربوط به اظهار نظر در باره مطلوبیت ارائه صورتهای مالی صاحبکار باشد .



برنامه حسابرسی دارایی های در جریان تکمیل /ایجاد

برنامه حسابرسی داراییهای در جریان تکمیل / ایجاد مبتنی بر هدفهای کلی است :

1- ارزیابی سیستم کنترل داخلی

2- اثبات مانده حسابها ( آزمونهای محتوا )

الف - وجود داراییها را اثبات کنید

ب -از کامل بودن ثبت داراییها اطمینان یابید .

پ - از صحت محاسبات ریاضی مدارک زیر بنای حسابها (ی مربوط به داراییها ) اطمینان حاصل کنید .

ت -ازمناسب بودن نحوه ارائه و کفایت افشای اقلام داراییها در صورتهای مالی مطمئن شوید.

اثبات وجود داراییها

اولین گام برای اثبات مانده حساب یک دارایی ، اثبات وجود آن دارایی است . و جود داراییهایی چون وجوه نقد ، اوراق بهادار و موجودیهای ******** معمولا" می تواند از طریق مشاهده عینی اثبات شود. هنگامی که داراییهای تحت کنترل اشخاص ثالث قراردارند ( مانند موجودی نزد بانک و کالای امانی نزد دیگران ) دریافت تاییدیه از مستقیم ازآن اشخاص می تواند روش مناسب باشد.

اثبات مالکیت داراییها

روشهایی که وجود دارایی را اثبات می کند معمولا" مالکیت داراییها را نیز تایید می نماید ، برای مثال تاییدیه موجودی نزد بانک ، وجود وجوه نقد و مالکیت شرکت نسبت به آن را مشخص می کند . حسابرسان برای اثبات مالکیت صاحبکار بر اینگونه داراییها باید شواهد و مدارکی چون فاکتورهای خرید و اسناد مالکیت آنها را بازرسی کنند .

ارزشیابی داراییها

بیشتر داراییها به بهای تمام شده ارزیابی می شوند . از این رو ، سند رسی مدارک پرداخت یا سایر شواهد مثبته مربوط به بهای تمام شده تحصیل داراییها ، یکی از متداولترین روشهای حسابرسی است .

صحت محاسبات ریاضی

مبلغ منعکس در صورتحساب ماهانه یا نهایی بابت یکی از اقلام تراز ، تقریبا" همیشه حاصل جمع مبالغ کوچکتری است .

بررسی و آزمون مدارک حسابداری

حسابرسان در ابتدای رسیدگیهای خود باید سیستم حسابداری صاحبکار را بررسی و کیفیت مدارک حسابداری آن را تعیین کنند. بررسی این مدارک ، حسابرسان را از روشهای حسابداری صاحبکار ، مدارک حسابداری مورد استفاده و روشهای کنترل داخلی موجود در شرکت آگاه می سازد. آزمون مدارک حسابداری ، صحت ریاضی مدارک را مشخص می کند و از تامین هدفهای ثبت و طبقه بندی معاملات توسط دفاتر روزنامه و کل ، اطمینان می دهد . هنگامی که حسابرسان تشخیص می دهند مدارک حسابداری یک صاحبکار به طور قابل ملاحظه ای قابل اتکاست می توانند انجام دادن رسیدگیهای لازم برای اثبات مانده حسابها را به حداقل برسانند. برعکس ، مدارک حسابداری برخی از صاحبکاران ممکن است حاکی از معاملات ثبت نشده ، ثبتهای بدون مدرک و اشتباهات ثبتی فراوان باشد . گهگاه، مدارک حسابداری صاحبکار ممکن است چنان نارسا و ناکافی باشد که حسابرسان باید نسبت به صورتهای مالی آن عدم اظهار نظر ارائه کنند .

مراحل خرج

1- تشخیص 2- تامین اعتبار 3- تعهد 4- تسجیل 5- حواله 6- پرداخت

تشخیص ( ماده 17 ق.م .ع ) : عبارتست از تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداختهایی که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه های دستگاههای اجرائی ضروری است.

تامین اعتیار ( ماده 18 ق. م . ع ) : هرفقره ازدستور خرجهای صادره باید جهت تامین اعتبار لازم به ذیحسابی ارسال گردد. مسئولیت این مرحله به استناد ماده 53 ق .م .ع به عهده ذیحساب است . از این رو ذیحساب در هامش هرفقره مجوز خرج ، به واحد اعتبارات دستور اقدام صادر می نماید . مسئول این واحد در صورتی که آن طرح یا برنامه دارای اعتبار تخصیص یافته در فصل و برنامه باشد نسبت به تامین اعتبار لازم اقدام نموده و مبلغ آن را در دفاتر روزنامه و کل و در دفتر معین به برنامه مربوط ، ثبت می نماید ومشخصات آن را در حاشیه مجوز خرج مورد نظر درج نموده و آن را امضاء می کنند وپس از تایید ذیحساب جهت سایر مراحل انجام خرج به واحد ذیربط ، به واحد ذیربط اعاده می دهد . در حال حاضر نگاهداری حساب اعتبارات اکثر دستگاههای اجرایی به صورت مکانیزه از طریق کامپیوتر انجام می شود . بدیهی است در صورت عدم اعتبار کافی در فصل و برنامه مربوط و یا مغایرت دستور خرج با قوانین و مقررات ، ذیحسابی مکلف است این موضوع را کتبا" در حاشیه مجوزخرج واصله ، درج و گواهی نماید . بنابراین ایجاد تعهد در مورد کلیه مجوز خرجها ، منوط به تامین اعتبار می باشد . با توجه به اینکه عمر اجرای اکثر به قریب طرحها ی دستگاههای اجرایی بیش از یک سال مالی است اصطلاحا" طرح ادامه دار می باشد، ذیحسابی در مورد چنین طرحهاییذیحسابی باید به استناد بند ب تبصره 34 قانون پنجساله اول ، بند الف تبصره 5 قانون پنجساله برنامه دوم توسعه اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی و بندهای الف وب ماده 61 قانون پنجساله سوم توسعه اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی ، ملاک ایجاد تعهد در موافقتنامه مربوط قرارداد ،یعنی به میزان اعتبار همانسال تامین اعتبار نماید .

مرحله تعهد ( ماده 19 ق.م .ع ) : مجوز خرجهای صادره پس از تامین اعتبار ، زمانی به مرحله تعهد می رسند که دینی بر ذمه دستگاه اجرایی ذیربط ایجاد نموده باشند. این دین ناشی از ارائه خدماتی نظیر لیست حقوق و مزایایی که در قبال کار انجام شده تنظیم می گردد و یا تحویل کالایی که پس از انجام خرید طبق تشریفات قانون ی صورت می گیرد و یا قرارداد هایی که برابر مقررات منعقد گردیده و به مرحله اجرا در آمده و یا احکامی که مراجع قانون ی نظیر آرای صادره توسط دادگاه صالحه توام با بار مالی صادر گردیده ، حسب مورد برای دستگاه اجرایی تعهدآور است .

مرحله تسجیل ( ماده 20 ق .م .ع ) : ذیحساب دستگاه اجرایی به منظور تعیین میزان بدهی قابل پرداخت بر اساس اسناد و مدارک ارائه شده طی مراحل مذکور ، این اسناد را باید از دو جنبه مورد بررسی قراردهد . یکی از دیدگاه موازین حسابداری دولتی و دیگری از لحاظ تطبیق با قوانین و مقررات مالی و محاسباتی ، در صورتی که صحت وسقم مدارک از این دوجنبه اثبات شود ، سند تنظیمی دال بر ایجاد دین ، قابل احتساب به حساب قطعی است . در غیر این صورت حسب مورد نسبت به واخواهی آن اسناد به طوط مستدل و مستند و کتبی اقدام خواهد نمود ، تا پس از رفع موارد واخواهی ، بتوان آن را به حساب قطعی منظور و در دفاتر و صورتهای مالی ثبت و منعکس کرد .

مرحله حواله ( ماده 21 ق .م .ع ) : هریک از اسناد تسجیل شده با حواله ای که بالاترین مقام دستگاه اجرایی و یا کسانی که این اختیار کتبا " به آنها ازطرف ایشان تفویض گردیده ، جهت تادیه تعهدات و بدهیهای قابل پرداخت از محل اعتبار مربوط به عهده ذیحساب صادر می گردد .

انواع طرحهای عمرانی : 1- طرحهای انتفاعی : همانطور که از نام آن مشخص است طرحهایی هستند که پس از بهره برداری و بعد از مدتی سود می دهند که باید از محل سود آن به خزانه باز پرداخت گردد . البته مطابق ماده 32 قانون برنامه و بودجه بصورت وام تلقی می شود که باید از محل سود آن به خزانه بازپرداخت گردد.

2- طرحهای غیرانتفاعی : طرحهایی هستند که پس از بهره برداری ، سود ده نیستند و فقط برای افزایش رفاه جامعه و یا نگهداشتن رفاه جامعه در همان سطح موجود ، اجرا می گردند مانند : مدرسه ، جاده سازی

3- طرحهای مطالعاتی : یک دسته از طرحهای مطالعاتی ، مقدمه ای یا پیش زمینهای برای اجرای طرحهای انتفاعی و غیر انتفاعی هستند . مثلا" طرح احداث راه آهن شهری تهران کرج ( یک طرح انتفاعی ) ابتدا نیاز به مطالعه ، عکس هوایی و.....دارد . دسته دوم : از طرحهای مطالعاتی ، مستقل هستند و منجر به اجرای طرحهای انتفاعی و غیر انتفاعی نمی شوند مثلا" : بررسی تاثیر آموزش معلمان بریادگیری دانش آموزان



مراحل اجرای طرح : مرحله اول : مطالعات مقدماتی طرح : 1- مطالعات شناسایی طرح 2- تهیه طرح مقدماتی

مرحله دوم : مطالعات تفضیلی طرح : 1- تهیه نقشه های تفصیلی 2- تهیه اسناد و مدارک مناقصه

مرحله سوم : اجرای طرح : - ارجاع کار به پیمانکار

- انعقاد قرارداد پیمانکاری

- عملیات اجرایی

- تنظیم و پرداخت صورت وضعیتها

- تحویل موقت

- تحویل قطعی

انواع قرارداد های پیمانکاری :

- قرارداد براساس واحد بهاء : پیمانکارتعهد می کند عملیات موضوع پیمان را بر اساس مبلغ معینی که برای هر واحد کار ( مثلا" یک متر خاکبرداری ) پیشنهاد کرده است انجام دهد در این نوع قرارداد برای محاسبه ضریب پیمان ، مبلغی را که پیمانکار بر اساس قیمت های واحد مورد نظر برای مجموع کار محاسبه و پیشنهاد کرده است با برآورد مصوب مقایسه می کنند و اختلاف آن را به عنوان اضافه یا تخفیف در نظر می گیرند با اعمال این در صد تخفیف یا اضافه بر روی برآورد مصوب ، هزینه کار قیمت های واحد قرارداد بدست می آید .

- قرارداد براساس مواد و دستمزد : این نوع قرارداد مشابه قرارداد امانی است و طبق آن پیمانکار توافق می کند عملیات موضوع پیمان را در ازای دریافت دستمزد مستقیم با نرخ ساعتی معین و قیمت مواد و مصالح و سایر مخارجی که کرده است انجام دهد . پیمانکار نرخ ساعتی دستمزد را بر اساس بازیافت دستمزد و هزینه های غیر مستقیم و سود مورد انتظار تعیین می کند .

- قرارداد مقطوع : درمواردی ممکن است کار مورد نظر یا قسمتی ازآن بصورت مبلغ قطعی به

پیمانکارتوافق می کند عملیات موضوع پیمان را در برابر مبلغی به عنوان بهای کل کار انجام دهد .

برنامه حسابرسی اعتبارات تملک داراییهای سرمایه ای

هدف ازرسیدگی به فعالیتهای مالی اعتبارات مذکور ، حصول اطمینان از رعایت قوانین و مقررات مالی و محاسباتی و موازین حسابداری به خصوص حسابداری دولتی در کلیه مراحل انجام خرج است ، اعم از اینکه طرح به صورت امانی و یا به صورت مقطوع اجرا شود .

1- اخذ موافقت نامه و موافقت نامه هایی که در خلال اجرای طرح ، اصلاح شده اند .

2- انطباق موافقت نامه ها هریک از طرحهای در دست اجرای صاحبکار با چگونگی انجام طرحها ، به منظور حصول اطمینان ازمیزان پیشرفت فیزیکی ، اعتباری و غیر مالی طرحها با توجه به موافقت نامه هریک از آنها

3- بررسی چگونگی انتخاب پیمانکار ، به منظور حصول اطمینان ازرعایت قوانین و مقررات مربوط به تشریفات معاملات دولتی در انتخاب آنها

4- تطبیق تاییدیه اخذ شده از سازمان مذکور ، در مورد صلاحیت پیمانکار با مشخصات برنده مناقصه و یا ترک مناقصه

5- بررسی قرارداد منعقده و ضمائم آن در مورد اخذ 5 در صد ضمانت نامه بانکی مربوط به ضمانت نامه حسن انجام تعهدات ( موضوع ماده 34 شرایط عمومی پیمان ) از پیمانکار .

6- در صورتیکه به پیمانکار پیش پرداخت داده شود اطمینان حصول شود که مفاد آیین نامه و یا مصوبه های صادره رعایت شده و پیش پرداخت تسویه شده یا خیر ؟همچنین در هنگام پرداخت ،پیش پرداخت از پیمانکار ضمانت نامه اخذ گردیده و به موقع جهت تمدید ضمانت نامه بانکی با بانک صادر کننده ضمانت نامه مکاتبه و تمدید به عمل آمده است .

7- کسور طبق قانون و مقررات مربوط محاسبه و از هر صورت وضعیت کسر شده باشد .

8- نحوه ی صحیح سند حسابداری تنظیمی و انعکاس آن در دفاتر و تراز عملیات بررسی شود

9- در قبال افزایش مقادیرکار باید در چارچوب موضوع پیمان نامه (حداکثر تا 25 درصد) به پیمانکار ابلاغ شود .( موضوع ماده 29 شرایط عمومی پیمان )

10- در زمان تحویل موقت طبق ماده 40 شرایط عمومی پیمان می بایست پس از بررسی مدارک لازم نسبت به آزاد سازی 5 در صد سپرده حسن انجام کار اقدام نمود : 1- نامه آزاد سازی سپرده 2- اصل صورتجلسه تحویل موقت 3- کپی مفاصاهای مربوطه 4- قبض سپرده

11- طبق ماده 52 شرایط عمومی پیمان می بایست بررسی نمود جهت آزاد سازی سپرده 5 درصد دوم مدارک لازم تنظیم و از پیمانکار اخذ شده باشد : 1- نامه آزاد سازی سپرده 5 % دوم 2- اصل صورتجلسه تحویل قطعی 3- کپی صورتجلسه تحویل موقت 4- قبض سپرده

موزانه حسابها

همواره بایستی بین سمت بدهکار و بستانکار مانده حساب های گروه مستقل حساب های بودجه ای از محل اعتبارات ابلاغی و نیز دریافت و پرداخت از محل اعتبارات ابلاغی ، به شرح ذیل موازنه برقرار باشد :

مانده تخصیص اعتبار+ مانده اعتبار ابلاغی + مانده اعتبار مصوب =دستگاه اجرایی

پیش پرداخت + علی الحساب + تنخواه گردان پرداخت + دارایی در جریان تکمیل یا هزینه = کنترل تخصیص

پیش پرداخت ازمحل اعتبارات ابلاغی + علی الحساب از محل اعتبارات ابلاغی + هزینه از محل اعتبارات ابلاغی = کنترل تخصیص ابلاغی

بانک پرداخت اعتبارات هزینه ای = تنخواه گردان حسابداری

بانک پرداخت اعتبارات ابلاغی = دریافتی از محل اعتبارات ابلاغی

پرداختهای غیر قطعی = تامین اعتبار و ذخیره تامین اعتبار

حساب بانک رد وجوه سپرده + خزانه تمرکز وجوه سپرده + بانک دریافت وجوه سپرده = حساب سپرده های دریافتی



اعتبار مصوب : اعتبار مبلغی است برای مصرف یا مصارف معین ، به منظور نیل به اهداف و اجرای برنامه های دولت که به تصویب مجلس می رسد .

هدف از ایجاد سیستم کنترل داخلی برای اعتبارمصوب ، عمدتا" عبارت است از اینکه هیچ هزینه از اعتبارات مصوب مربوط تجاوز نکند و وجوه با توجه به قوانین و مقررات مربوط تجاوز نکند و وجوه با توجه به قوانین و مقررات مربوطه در محل خود مصرف شود تا تعهد زایدی بر ذمه دولت ایجاد نگردد و همواره مقامات ذیصلاح دستگاه اجرایی در جریان مصرف اعتبارات مصوب قرارگیرند و خط مشی ها را بر این اساس تعیین نمایند .

موارد کلی که به منظور برقراری سیستم کنترل داخلی مصوب ، باید مورد توجه قرارگیرد ، عبارتند از :

1- آیا ذیحسابی اعتبارات را به ترتیبی که واحد بودجه دستگاه اجرایی ، جدول بندی نموده ، در دفاتر و حسابها اعمال نموده یا خیر ؟

2- آیا ذیحسابی بر مبنای اعتبار مصوب ابلاغی ، طبق دستوالعمل حسابداری ، سند حسابداری منضم به ضمایم مثبته ( مجوز خرج ، مدارک دال بر پرداخت وجه و سایر مدارک قانون ی حسب مورد ) را تنظیم وپس از رسیدگی لازم ، آن را در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل نقل و در تراز عملیات ماهانه و نهایی ، و یا بر اساس مکانیزهای نگاهداری حساب آن را در رایانه منعکس نموده یا خیر ؟



تخصیص اعتبار : عبارتست از تعیین حجم اعتبار ، برای یکسال یا دوره معین در سال ، به منظور اجرای برنامه ها ، عملیات و سایر پرداختهای مورد لزوم

هدف اصلی از برقراری سیستم کنترل داخلی تخصیص اعتبار ، یکی نظارت برپیشرفت فعالیت هریک از دستگاههای اجرایی و دیگری اینکه هرفقره تامین اعتبار ، از محل اعتبارات تخصیص یافته انجام گیرد . نکات کلی که در مورد برقراری سیستم کنترل داخلی تخصیص اعتبار می بایست رعایت شوند ، عبارتند از :

@ میزان اعتباری که طی سال به دستگاههای اجرایی اختصاص داده می شود ، ماخذ تامین اعتبار ذیحسابی است ، این امر می بایست در رسیدگی به اسناد مورد توجه قرار گیرد .

@ بررسی شودآیا ذیحسابی بر مبنای اعتبار تخصیص یافته ، طبق دستور العمل حسابداری سند حسابداری منضم به برگه حواله اعتبار تخصیص یافته را تنظیم نموده و پس از رسیدگی لازم ، آن را در صورتهای مالی اعمال حساب نماید .



تامین اعتبار : عبارتست از اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبار مصوب برای هزینه معین .

نکات کلی که در برقراری سیستم کنترل داخلی تامین اعتبار باید مورد توجه قرارگیرد ، عبارتند از :

@ مجوز خرجهای صادره با موافقت نامه های مربوطه تطبیق داده شود تا در صورت عدم انطباق با مصادیق مندرج در موافقت نامه ، موارد مغایرت در کاربرگ ها درج شود .



تنخواه گردان پرداخت ( موضوع ماده 27 ق.م .ع ) : عبارتست از وجهی که از محل تنخواه گردان حسابداری از طرف ذیحساب با تایید رییس دستگاه اجرایی یا مقام مجاز از طرف ایشان ، برای انجام برخی از هزینه ها در اختیار واحدها و یا مامورینی که به موجب قوانین و مقررات مربوط مجاز به دریافت تنخواه گردان پرداخت هستند ، قرار می گیرد تا به تدریج بر اساس هزینه های انجام شده و ارائه اسناد آن به ذیحسابی ، در صورت لزوم مجددا" وجه دریافت شود .

نکات کلی زیر در مورد برقراری سیستم کنترل داخلی تنخواه گردان پرداخت ضرورت دارد :

- به منظور رسیدگی در امر پرداختها ، می بایست بررسی شود که تنخواه مزبور در قالب فصول هربرنامه تامین اعتبار شده ودر دفاترذیحسابی اعمال حساب شده است ، مضاف براینکه طبق ماده 8 آیین نامه نحوه واگذاری تنخواه گردانها ،عامل ذیحساب از تنخواه گردان دریافتی بابت هریک ازمواد هزینه ویا هر طرح برای پرداختهای مربوط به سایر مواد و طرحها مجاز نخواهد بود .

- مهلت تسویه وبرگشت مانده وجوه مصرف نشده از محل تنخواه گردان واگذاری از محل اعتبارات هزینه ای هرسال حداکثر تا پایان روز بیست و پنجم فروردین ماه سال بعد و در مورد تنخواه گردان پرداخت از محل اعتبارات سرمایه ای هرسال تا بیست و پنجم تیر ماه سال بعد



پیش پرداخت ( prepayment) مطابق ماده 28 ق.م.ع ، پیش پرداخت عبارتست از پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس احکام و قرارداد ها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت می گیرد . مبالغ قابل پرداخت بصورت برای انواع قرارداد ها به شرح ذیل است :

1- برای خدمات مربوط به مطالعه و خدمات تحقیقاتی ، معادل بیست درصد (20 %) مبلغ اولیه حق الزحمه مربوط و برای خدمات مربوط به دوره ساخت و تحویل معادل ده درصد (10 %)مبلغ اولیه حق الزحمه مربوط

2-بابت قرارداد های پیمانکاری و نصب معادل بیست در صد ( 20%) مبلغ اولیه پیمان است .

3- بابت قرارداد های ساخت تجهیزات ، مبلغ پیش پرداخت ، 25 % مبلغ اولیه قرارداد خواهد بود .

هدف از برقراری سیستم کنترل داخلی برای پیش پرداخت ، عبارتست از اینکه پیش پرداخت فقط مطابق تعریف مذکور ، در قبال اخذ مدارک لازم و کافی به ذینفع پرداخت شود و به موقع نسبت به تسویه آن اقدام گردد.

نکات زیر در مورد برقراری سیستم کنترل داخلی پیش پرداخت ضرورت دارد :

میزان پیش پرداخت نباید از 25 % مبلغ قرارداد تجاوز کند و بابت پیش پرداخت واگذاری ضمانت نامه بانکی اخذ گردد.

به هنگام پرداخت های قطعی مطابق قوانین و مقررات مربوط و قرارداد منعقده ،پیش پرداخت مستهلک و تسویه شود و در صورت اخذ تضمین بابت پیش پرداخت ، به موقع نسبت به ابطال آن اقدام گردد .

علی الحساب (( on Account مطابق ماده 29 ق.م.ع علی الحساب عبارتست از پرداختی که بمنظور ادای قسمتی از تعهد و با رعایت مقررات انجام می گیرد . همچنین مطابق ماده 60 قانون اخیر الذکر ، در مواردی که بنا به عللی تسجیل و یا تعهد اسناد و مدارک لازم برای تادیه تمام دین مقدور نبوده و یا پرداخت تمام وجه مورد تعهد میسر نباشد ، می توان قسمتی از وجه تعهد انجام شده را تحت عنوان علی الحساب به تشخیص مقامات مجاز پرداخت نمود .

مطابق تبصره یک بند الف ماده 37 شرایط عمومی پیمان چنین قید شده است :

هرگاه به عللی صورت وضعیت ارسالی از طرف مهندس مشاور مورد تایید کارفرما قرار نگیرد ، کارفرما پس از وضع کسور تعیین شده در این ماده ، تا 70 درصد مبلغ صورت وضعیتی را که مهندس مشاور ارسال نموده است ، به عنوان علی الحساب و در مدت مقرر در این ماده در وجه پیمانکار پرداخت می کند و صورت وضعیت را همراه با دلایل رد آن ، برای تصحیح به مهندس مشاور بر می گرداند ، تا پس از اعمال اصلاحات لازم در مدت حداکثر 5 روز ، برای کارفرما ارسال شود و بقیه مبلغ به پیمانکار پرداخت گردد .



گزارش حسابرسی

در گزارش حسابرس ، پس از عنوان گزارش ، نتایج رسیدگی به عمل آمده ، به ترتیب زیر درج می گردد :

پاراگراف مقدمه : در این پاراگراف ابتدا به قانون ایجاد دستگاه اجرایی تحت رسیدگی که معمولا" محدوده فعالیت ، وظایف و اختیارات دستگاه را مقرر نموده ، پرداخته می شود وبعد به سایر قوانین و مقررات مترتب بر فعالیتهای مالی دستگاه تحت رسیدگی از جمله مشمول قانون محاسبات عمومی و یا قانون خاص ، قانون بودجه سال مورد عمل کل کشور ( در صورتی که در تبصره ها مورد خاصی در رابطه با فعالیتهای مالی دستگاه تصریح شده باشد ) همچنین به محدودیتهایی که احیانا" در سایر قوانین در مورد نحوه رسیدگی مقررگردیده باشد می پردازیم و چنانچه حسابرسی طرح است مختصری از هدف طرحها که در قانون تصریح گردیده است آورده می شود . متعاقب آن به سیستم حسابداری که دستگاه از آن تبعیت می نماید اشاره می شود ( در صورتی که سیستم حسابداری موارد خاصی مقرر نموده باشد ) در نهایت به موضوع ، حیطه ، نحوه ، سال و یا ماه مورد رسیدگی پرداخته می شود به نحوی که خواننده ذیصلاح بتواند با مطالعه این مقدمه در جریان کم و کیف قوانین و محدوده ، چگونگی و سال مورد رسیدگی قرار گیرد .

پاراگراف دوم : تصریح مبانی رسیدگی ( استانداردهای حسابرسی دولتی ) ، مستندات قانون ی که بر آن اساس رسیدگی انجام گرفته ، تفکیک بر مسئولیتهای قانون ی مقامات مجاز در مراحل انجام خرج ، شواهد ، مدارک ، اسناد دفاتر و گزارشهای مربوط که در ضمن رسیدگی مورد استفاده ، عمل و استناد قرارگرفته اند و یا محدودیتهای قانون ی که مانع رسیدگی از بعضی ازاطلاعات مالی شده است و نهایتا " نتایج هریک از رسیدگی های به عمل آمده که از کاربرگهای تنظیم شده ذیربط ، استخراج گردیده است و در نهایت توضیحات و نکات مهم و عمدهای که حسابرسان در حین رسیدگی با آن مواجه گردیده اند ، اشاره شود .

پاراگراف سوم : اظهار نظر در مورد توصیه ها وپیشنهاداتی که در رابطه با نارسایی هایی که در گزارش سال قبل تصریح گردیده است ، بدین ترتیب که مسئولین ذیصلاح دستگاه اجرایی تا چه اندازه به توصیه ها عمل نموده اند و چنانچه پیشنهادی مورد توجه قرار نگرفته علت چیست و سایر مواردی که در این زمینه در گزارش سال قبل آمده است .

پاراگراف چهارم : اظهارنظر در مورد نقاط ضعف سیستم کنترل داخلی در صورتی که اظهارنظر مزبور در حدیک پاراگراف نمی باشد ، در این پاراگراف صرفا" اشاره شود که گزارش مزبور به پیوست گزارش حسابرس ، ارائه شده است .

پاراگراف پنجم : اظهارنظر مستند ، مستدل و مدلل نسبت به صحت و سقم فعالیتهای مالی هریک ازگروه حسابهای مستقل به نحوی که خواننده ذیصلاح گزارش ، در جریان وضعیت فعالیتهای مالی دستگاه تحت رسیدگی قرارگیرد . چنانچه در ضمن رسیدگی تخلفات ناشی از اجرای قوانین و مقررات و موازین حسابداری دولتی توسط مسئولین ذیربط مشاهده شدکه اثر قابل توجهی در فعالیتهای مالی به جا می گذارد و قابل طرح و پیگرد قانون ی در مراجع قضایی دیوان محاسبات می باشد ، در این قسمت با ذکر دلایل قانون ی لحاظ می گردد . همچنین اظهارنظر در مورد محدودیت های قانون ی که مانع دسترسی و حسابرسی به بعضی از اطلاعات ، اسناد و مدارک موجود در امور مالی شده است ( در صورت وجود چنین موانع قانون ی ).

پاراگراف آخر: تاکید بر موضوعات خاص ، توصیه ها ،رهنمودها و پیشنهادها و راه کارهای عملی به منظور بهبود و انسجام هرچه بیشتر در مدیریت امور مالی که به تشخیص حسابرسان تذکر آنها مفید و موثر در فعالیتهای مالی سنوات آتی می باشد .